Проверка кадрового учета

Проверка кадрового учета — это единственный способ выявить ошибки до того, как они превратятся в многотысячные штрафы, судебные иски и репутационные потери. По ст. 5.27 КоАП РФ за каждое нарушение трудового законодательства предусмотрен штраф до 500 000 ₽, и 63% компаний Санкт-Петербурга, прошедших плановую проверку ГИТ в 2024 году, уже столкнулись с санкциями. Наша команда за 15 лет проверила более 920 кадровых контуров и помогла бизнесу сэкономить свыше 187 млн рублей на потенциальных взысканиях. После экспресс-аудита вы получите не только перечень нарушений, но и пошаговый план исправления с опорой на ТК РФ и разъяснения Роструда. Если вам важно сохранить чистоту документов и защитить компанию от внезапных санкций, начните с ведения кадрового учета под контролем аттестованных специалистов.

• О услуге
• Кому подходит
• Что входит
• Почему выбирают нас
• Стоимость
• Как мы работаем
• Какие документы вы получите
• Частые вопросы

О проверке кадрового учета

Проверка кадрового учета — это ревизия всех документов, которые формируют трудовые отношения между компанией и персоналом. В периметр анализа входят штатное расписание, трудовые договоры, приказы, графики отпусков, табели учёта рабочего времени, личные карточки и локальные нормативные акты. Цель процедуры — выявить расхождения с действующим трудовым, налоговым и миграционным законодательством до того, как нарушения обнаружит инспекция труда, прокуратура или Пенсионный фонд.

Потребность в аудите возникает не только перед проверкой ГИТ. Кадровые ошибки искажают базу для расчёта налогов и взносов, приводят к доначислениям по РСВ и отчётности в СФР, а также блокируют участие в тендерах и получение банковских гарантий. Кроме того, отсутствие правильно оформленных документов делает компанию уязвимой в трудовых спорах: суды в 82% случаев встают на сторону работника, если кадровая база содержит дефекты. Самостоятельно отследить все изменения в ТК РФ и подзаконных актах сложно: только за последний год Минтруд выпустил 17 новых разъяснений, касающихся приёма, перевода и увольнения сотрудников. Доверив проверку кадрового учета экспертам, вы получаете объективный срез состояния кадровой документации и понятную дорожную карту исправлений, которая исключает повторение ошибок.

Кому необходима проверка кадрового учета

• Организации на ОСНО с численностью от 15 человек. Большой документооборот и совмещение режимов повышают риск технических ошибок в приказах и табелях.
• Компании, практикующие сменный график и суммированный учёт рабочего времени. Без точного подсчёта переработок и ночных часов инспектор труда выносит предписание с пересчётом зарплаты за весь спорный период.
• Индивидуальные предприниматели на УСН, принявшие персонал. Часто ИП ведут кадровый учёт самостоятельно, не зная об обязательных локальных актах — это прямой путь к штрафу при первом визите ГИТ.
• Некоммерческие организации и учреждения, получающие гранты. Отсутствие корректной кадровой отчётности ставит под угрозу целевое финансирование и субсидии.
• Предприятия, проходящие реорганизацию, смену главного бухгалтера или оценку квалификации бухгалтера при найме. Передача дел без независимого контроля часто фиксирует массу скрытых дефектов, накопленных годами.

Что входит в проверку кадрового учета

• Анализ учредительных и регистрационных документов. Проверяем устав на предмет компетенции единоличного исполнительного органа в части приёма и увольнения, чтобы исключить риск признания кадровых решений недействительными.
• Ревизия локальных нормативных актов. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных — инспектор запрашивает их в первую очередь.
• Экспертиза трудовых договоров и дополнительных соглашений. Устраняем несоответствия ст. 57 ТК РФ: пропущенные условия труда, размытые формулировки обязанностей, отсутствие ссылок на результаты спецоценки.
• Контроль оформления приказов по личному составу. Сверяем унифицированные формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 с записями в трудовых книжках и СТД-Р, выявляем даты «задним числом» и неверные основания прекращения трудового договора.
• Проверка штатного расписания и расстановки. Ищем «мёртвые» должности, несоответствие окладов региональному МРОТ и тарифным сеткам, а также расхождения с формой Т-3.
• Аудит графиков отпусков и табелей учёта рабочего времени. Анализируем корректность подсчёта отпускного стажа по ст. 121 ТК РФ, остатки отпусков, переработки и дни отдыха за донорство — искажения здесь напрямую влияют на резерв отпусков и финансовый результат.
• Проверка личных карточек Т-2 и воинского учёта. Ошибки в воинском учёте караются отдельными штрафами по ст. 21.1–21.4 КоАП РФ, достигающими 200 000 ₽ за каждого неучтённого военнообязанного.
• Верификация расчёта заработной платы и удержаний. Пересчитываем начисления по окладам, доплатам, больничным листам и исполнительным листам, чтобы исключить искажение облагаемой базы.
• Оценка кадрового делопроизводства в разрезе ПФР и ФСС. Сопоставляем данные СЗВ-ТД, ЕФС-1 и персонифицированного учёта с первичкой — ошибки грозят доначислением взносов и пенями.
• Проверка соблюдения квот для инвалидов и льготных категорий. Контролируем квоты по ст. 21 ФЗ №181-ФЗ: отсутствие заявки в службу занятости или неверный расчёт среднесписочной численности ведёт к административной ответственности.
• Анализ трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности. Проверяем хронологию записей, соответствие приказам и своевременность выдачи сведений по форме СТД-Р.
• Формирование итогового отчёта и плана устранения нарушений. Каждый дефект ранжируем по уровню риска и даём готовые формулировки для исправления, уведомлений сотрудников и ответов на запросы ФНС.

Объём проверки может быть расширен за счёт кадрового аудита, если необходимо оценить эффективность системы управления персоналом, а не только формальную сторону документооборота.

Почему выбирают «Финансовое крыло»

• 15 лет в бухгалтерских услугах Санкт-Петербурга. С 2009 года сопровождаем компании из 43 отраслей: от розничной торговли до промышленного производства — знаем специфику каждого профиля.
• Ответственность до 5 млн ₽ по договору. Фиксируем в соглашении финансовую гарантию: если по нашей вине назначен штраф, компенсируем его за свой счёт.
• Более 500 успешных кейсов аудита. Средняя экономия клиента после проверки кадрового учета составила 340 000 ₽ на предотвращённых санкциях — это подтверждённые акты ГИТ и решения судов.
• Ноль штрафов по нашей вине. За всю историю практики ни один клиент не получил предписание из‑за ошибок, допущенных специалистами «Финансового крыла».
• Команда с аттестатами ИПБ России и сертификатами «1С:Зарплата и управление персоналом». Каждый аудитор проходит ежегодное обучение по изменениям в ТК РФ и разъяснениям Минтруда.
• Прямой контакт с ведущим экспертом. Вы получаете номер телефона аудитора, который ведёт проект, и можете задать вопрос в любой момент — без ожидания ответа секретаря.

Если вы планируете не только проверку, но и регулярное обслуживание, предлагаем бухгалтерский аутсорсинг с включённым кадровым модулем.

Стоимость проверки кадрового учета в Санкт-Петербурге

Цена услуги зависит от объёма кадровой документации, количества сотрудников и глубины погружения в смежные участки. Ниже приведены ориентировочные тарифы для ООО и ИП с численностью до 50 человек.

Точная стоимость определяется после первичной консультации и анализа сканов документов. Узнайте цену вашей проверки кадрового учета, отправив заявку прямо сейчас — расчёт не займёт более часа.

Для комплексного контроля за финансами и кадрами воспользуйтесь услугой бухгалтерское обслуживание ИП и ООО.

Как проходит проверка кадрового учета

1. Заявка. Вы оставляете обращение на сайте или звоните по номеру 8 (800) 600-08-86. Менеджер уточняет количество сотрудников, систему оплаты труда и текущий учётный сервис.
2. Консультация и сбор документов. Эксперт связывается с вами в течение 2 часов, проводит установочную встречу в офисе или по видеосвязи, согласует перечень передаваемых сканов и оригиналов.
3. Договор и NDA. Подписываем соглашение с чёткими сроками, финансовой гарантией и пунктом о конфиденциальности. На этом этапе фиксируется стоимость проверки кадрового учета и дата выхода отчёта.
4. Аудит кадровых документов. Команда из старшего бухгалтера-кадровика и юриста в течение 3–10 рабочих дней (зависит от тарифа) проводит сплошную ревизию. Каждый документ проверяется на соответствие минимум 12 контрольным точкам, включая актуальные редакции ТК РФ и постановлений Правительства.
5. Формирование отчётности. Готовим детализированный отчёт с разбивкой по степени риска: красный — немедленное исправление, жёлтый — требуется корректировка в течение месяца, зелёный — рекомендации по улучшению. Прилагаем готовые формы приказов и уведомлений.
6. Защита результатов. Лично презентуем отчёт и дорожную карту исправлений. При необходимости сопровождаем процесс корректировки до полного приведения документов в порядок — этот этап уже включён в тариф «Премиум» и доступен как опция в «Стандарте».

Если по итогам аудита выявлены системные проблемы в бухгалтерском учёте, мы можем оперативно запустить восстановление бухгалтерского учета в рамках одной подрядной цепочки.

Какие документы вы получаете после проверки

• Договор на оказание услуг с приложением технического задания.
• Акт приёма-передачи документации с описью полученных сканов и оригиналов.
• Акт выполненных работ с перечнем проверенных разделов кадрового учёта.
• Сводный отчёт об ошибках и несоответствиях с классификацией по статьям КоАП РФ.
• План устранения нарушений с указанием сроков, ответственных лиц и шаблонами исправленных документов.
• Протокол оценки рисков (красный/жёлтый/зелёный) для приоритезации исправлений.
• Рекомендательные письма по оптимизации кадрового документооборота и переходу на КЭДО.

Весь пакет передаётся в бумажной и электронной формах, готовых к предъявлению в ГИТ или суде. При необходимости дополняем отчёт юридическим заключением по юридическому аудиту.

Частые вопросы о проверке кадрового учета

1. Как быстро я получу результат проверки кадрового учета?

Экспресс-аудит кадрового контура занимает от 2 рабочих дней. Стандартная проверка для компании с численностью до 50 человек — от 5 до 7 рабочих дней. При больших объёмах или необходимости пересчёта зарплатных данных срок увеличится, но мы зафиксируем его в договоре до начала работ.

2. Можно ли заказать проверку кадрового учета удалённо?

Да, 90% проектов мы ведём дистанционно. Вы загружаете сканы документов в защищённый контур, а наш специалист работает с ними в режиме реального времени. При необходимости выезжаем в офис в Санкт-Петербурге для ознакомления с оригиналами — стоимость выезда уже включена в тарифы «Стандарт» и «Премиум».

3. Какие гарантии вы даёте?

Мы страхуем профессиональную ответственность на сумму до 5 миллионов рублей. Если инспекция ГИТ выявит нарушение, возникшее по нашей вине в период действия договора, мы компенсируем сумму штрафа и самостоятельно подготовим возражения. За 15 лет такой гарантией не воспользовался ни один клиент.

4. Что делать, если в ходе проверки найдены серьёзные нарушения?

Вы получаете дорожную карту с пошаговыми действиями и готовыми формулировками приказов. Если требуется подача уточнённых сведений в ПФР или СФР, мы берём это на себя в рамках тарифа «Премиум» или отдельной услуги налогового аутсорсинга. Ключевое — начать исправление до визита контролёров, и наша задача сделать этот процесс максимально быстрым.

5. Нужно ли нам приостанавливать наём или увольнения на время проверки?

Нет. Текущая кадровая работа продолжается в обычном режиме. Мы проводим ретроспективный анализ, а новые приказы и договоры временно можете согласовывать с нашим экспертом — это убережёт от повторения старых ошибок. По желанию после проверки заключим договор на ведение кадрового учета, чтобы поддерживать порядок на постоянной основе.

Начните проверку кадрового учета сегодня — обезопасьте бизнес завтра

Позвоните нам по бесплатному номеру 8 (800) 600-08-86 или оставьте заявку на сайте, чтобы получить бесплатную первичную консультацию. За 30 минут мы оценим объём вашей кадровой документации, назовём точную цену и сроки, а также дадим краткие рекомендации, которые можно внедрить уже сейчас. Не ждите, пока инспектор труда найдёт пропущенный приказ или неверный оклад — начните с профессиональной проверки кадрового учета и спите спокойно.

Оставить заявку

Также вы можете подключить консультации по бухгалтерскому и налоговому учету и постановку бухгалтерского учёта с нуля — мы возьмём на себя полный контур финансовой и кадровой безопасности вашего предприятия.

Главный бухгалтер «Финансового крыла», стаж 15 лет:

«Практика показывает: восемь из десяти организаций малого и среднего бизнеса не проводят проверку кадрового учета до первой жалобы сотрудника или вызова в инспекцию. Самая частая точка отказа — отсутствие чёткого разграничения между бухгалтерской и кадровой функцией. Рекомендую минимум раз в полгода сверять СЗВ-ТД с реальным штатным расписанием и приказами: расхождение даже в один символ паспортных данных оборачивается штрафом по ст. 15.33.2 КоАП РФ. И обязательно фиксировать результаты спецоценки в дополнительных соглашениях — без них трудовые договоры считаются оформленными с нарушениями, что даёт работнику право на компенсацию морального вреда при любом споре.»